Le Tableau de bord est votre point de départ. En un coup d'œil, il vous donne :

• votre chiffre d'affaires du mois (rendez-vous + bons cadeaux) ;
• vos Prochains rendez-vous ;
• les anniversaires de bébé à venir ;
• vos Derniers clients ;
• deux graphiques sur 12 mois : Chiffre d'affaires — 12 mois et Prestations réalisées — 12 mois.

1. Cliquez sur + Nouvelle cliente (barre latérale) ou + Nouveau en haut de la liste Clients.
2. Renseignez au minimum le prénom, le nom et le téléphone. L'email est facultatif mais recommandé.
3. Ajoutez si besoin un ou plusieurs enfants avec leur date de naissance.
4. Choisissez un statut (Actif par défaut), puis Enregistrer.

Le statut vous aide à organiser votre suivi :

• Prospect — une personne qui vous a contactée mais n'a pas encore réservé.
• Actif — une cliente que vous accompagnez actuellement.
• Archivé — une cliente que vous ne suivez plus : sa fiche est conservée mais masquée des listes courantes.

Vous pouvez filtrer la liste Clients par statut à tout moment.

Dans la fiche d'une cliente, ajoutez chaque enfant avec son prénom et sa date de naissance.

Ces dates servent à deux choses : repérer les anniversaires de bébé sur votre tableau de bord, et déclencher (si vous le souhaitez) un email d'anniversaire automatique.

Dans la vue Clients, utilisez la barre de recherche en haut de la liste : tapez un prénom, un nom ou un numéro de téléphone, les résultats se filtrent au fur et à mesure.

Vous pouvez aussi affiner par statut grâce aux filtres.

Touchez une cliente dans la liste pour ouvrir sa fiche. Vous y retrouvez ses coordonnées, ses enfants, ses rendez-vous et ses bons cadeaux.

Pour corriger une information, utilisez le bouton Modifier. Depuis la fiche, vous pouvez aussi planifier un rendez-vous avec + RDV.

Deux options bien différentes :

• Archiver (recommandé) — la fiche disparaît des listes courantes mais reste consultable, avec tout son historique. Réversible.
• Supprimer — efface définitivement la cliente ainsi que ses rendez-vous et bons cadeaux liés. Cette action est irréversible.

1. Cliquez sur + Nouveau RDV (barre latérale ou bouton + sur mobile), ou directement sur un créneau de l'Agenda.
2. Choisissez une cliente existante dans la liste, ou créez-en une à la volée sans quitter la fenêtre.
3. Sélectionnez la prestation : la durée et le tarif se remplissent automatiquement.
4. Indiquez le lieu, la date et l'heure, ajoutez une note si besoin, puis Enregistrer.

Chaque rendez-vous a un lieu : Cabinet, À domicile ou Visio. Dans l'agenda, une pastille de couleur vous permet de distinguer le lieu d'un coup d'œil, et vos statistiques affichent la répartition par lieu.

Dès que vous choisissez une prestation, SOLIA reprend automatiquement sa durée et son tarif (tels que vous les avez définis dans Prestations). Vous pouvez toujours les ajuster pour un rendez-vous précis.

C'est pourquoi il est utile de bien renseigner vos prestations dès le départ.

Depuis l'Agenda, ouvrez Congés & indisponibilités. Indiquez une période (du… au…) et, si vous voulez, un libellé (« Vacances », « Formation »…), puis + Ajouter.

Les journées concernées apparaissent marquées dans l'agenda et leurs créneaux deviennent indisponibles : pratique pour ne pas planifier de rendez-vous pendant vos absences.

Après une séance, gardez une trace de ce qui s'est dit grâce au compte rendu. Cliquez sur + Compte rendu, ou ouvrez le rendez-vous concerné pour y ajouter vos notes.

Si la prestation comporte un questionnaire pré-séance, les réponses de la cliente sont rattachées au rendez-vous pour vous aider à préparer l'accompagnement.

Dans Paramètres › Bons cadeaux, activez l'option. L'onglet Bons cadeaux apparaît alors dans la barre latérale.

Dans Paramètres › Carte cadeau, renseignez vos coordonnées (site, téléphone, adresse) : elles s'afficheront sur les cartes que vous offrez.

1. Dans Bons cadeaux, cliquez sur + Générer.
2. Choisissez la bénéficiaire (ou créez-la), et indiquez qui l'offre dans Offert par.
3. Sélectionnez la prestation : la valeur du bon se remplit automatiquement.
4. Réglez la durée de validité (en mois) et ajoutez un petit mot personnalisé si vous le souhaitez.
5. Générer : le bon reçoit un code unique.

Après génération, un aperçu de la carte s'affiche. Vous pouvez la télécharger en PDF (idéal pour l'impression) ou en image (idéale pour l'envoyer par message). Vous retrouvez ces options à tout moment en rouvrant un bon depuis la liste.

Quand un rendez-vous est réglé avec un bon cadeau, son tarif n'est pas recompté dans votre chiffre d'affaires.

La raison est simple : le montant a déjà été encaissé au moment de l'achat du bon. Le compter à nouveau lors de la séance ferait apparaître la somme deux fois. C'est donc voulu, et cela garde vos statistiques justes.

Un bon passe par trois états :

• Actif — utilisable, non encore consommé.
• Utilisé — rattaché à un rendez-vous réalisé.
• Expiré — sa date de validité est dépassée.

Un bon Expiré n'est pas perdu : ouvrez-le et utilisez Réactiver pour lui redonner une nouvelle date de validité — un beau geste commercial pour une cliente.

Dans Prestations, cliquez sur + Ajouter, puis indiquez le nom, le tarif et la durée du soin.

Un questionnaire pré-séance se rattache à une prestation. Lors de l'édition d'une prestation, ajoutez vos questions (choix unique, cases à cocher, texte court ou long).

Ensuite, à chaque rendez-vous utilisant cette prestation, les questions sont disponibles pour recueillir les réponses de la cliente et préparer la séance.

L'onglet Questionnaires regroupe vos prestations et le nombre de questions associées à chacune. C'est un raccourci pratique pour gérer tous vos questionnaires au même endroit.

La vue Statistiques affiche votre chiffre d'affaires mensuel (rendez-vous + bons cadeaux). Naviguez d'une année à l'autre avec les flèches pour comparer vos périodes.

Rappel : les rendez-vous réglés par un bon cadeau ne sont pas recomptés, car ils ont déjà été encaissés à l'achat du bon.

Au-delà du chiffre d'affaires, vos statistiques montrent la répartition par prestation (vos soins les plus demandés), la répartition par lieu (cabinet, domicile, visio) et l'évolution de vos nouveaux clients mois après mois. De quoi piloter sereinement votre activité.

Dans Paramètres › Identité, renseignez votre nom commercial, votre prénom affiché et votre logo (image carrée, format léger recommandé). Ces éléments personnalisent l'app, vos cartes cadeaux et vos emails.

Dans Paramètres › Calendrier, définissez votre heure de début et votre heure de fin. L'agenda n'affichera alors que les créneaux compris dans cette plage — plus clair et plus rapide à parcourir.

Dans Paramètres › Carte cadeau, ajoutez les coordonnées qui figureront sur vos bons (site, téléphone, adresse). Vous pouvez aussi choisir de masquer le montant sur la carte — utile pour un cadeau dont on ne souhaite pas afficher le prix.

Renseignez votre lien d'avis Google dans les Paramètres (section Emails automatiques). Il sera inséré automatiquement dans l'email de demande d'avis envoyé quelques jours après la séance, via la variable {{lien_avis}}.

SOLIA peut envoyer certains messages à votre place, automatiquement, au bon moment : rappel de rendez-vous, message de bienvenue, anniversaire de bébé, demande d'avis, remerciement à la personne qui a offert un bon.

Chaque jour, l'application vérifie quels messages doivent partir et les envoie pour vous. Vous n'avez rien à lancer manuellement.

• Confirmation RDV — juste après la prise de rendez-vous.
• Rappel RDV J-1 — la veille du rendez-vous.
• Bienvenue — à l'arrivée d'une nouvelle cliente.
• Anniversaire bébé — le jour J (ou la veille).
• Demande d'avis J+3 — trois jours après la séance.
• Remerciement offreur J+3 — pour la personne qui a offert un bon cadeau.

Chaque déclencheur peut être activé ou désactivé indépendamment.

1. Ouvrez Paramètres › Emails automatiques.
2. Pour chaque message, un interrupteur permet de l'activer ou de le désactiver.
3. Touchez un message pour modifier son sujet et son texte, ou cliquez sur + Ajouter pour en créer un nouveau.

Un message désactivé est conservé, mais n'est plus envoyé.

Les variables sont remplacées automatiquement par les bonnes informations au moment de l'envoi. Insérez-les dans le sujet ou le texte :

Dans les Paramètres, le bouton Tester les envois du jour vous permet de vérifier quels messages partiraient aujourd'hui, sans attendre l'envoi automatique. Pratique pour valider vos textes après une modification.

SOLIA n'utilise pas de mot de passe. Vous saisissez votre email, vous recevez un lien de connexion, et il vous suffit de cliquer dessus pour entrer. C'est plus simple et plus sûr : rien à retenir, rien à voler.

Rendez-vous dans Paramètres › Compte et cliquez sur Se déconnecter. Vous y voyez aussi l'adresse email avec laquelle vous êtes connectée.

C'est normal si certains rendez-vous ont été réglés par un bon cadeau : leur montant a déjà été compté à l'achat du bon, il n'est donc pas ajouté une seconde fois. Vos totaux restent ainsi exacts.

La date est probablement couverte par un congé / une indisponibilité, ou se situe en dehors de vos horaires. Vérifiez vos congés depuis l'Agenda, et votre plage horaire dans Paramètres › Calendrier.

Vérifiez dans l'ordre :

1. la cliente a-t-elle bien une adresse email dans sa fiche ?
2. le message correspondant est-il activé dans les Paramètres ?
3. l'email n'est-il pas arrivé dans les indésirables / spam ?
4. les variables sont-elles bien orthographiées (accolades comprises) ?

Le bouton Tester les envois du jour aide à confirmer que tout est en ordre.

Patientez une minute, puis regardez dans vos indésirables / spam. Vérifiez que vous avez saisi la bonne adresse email, et redemandez un lien si besoin. Chaque lien est valable un court instant : utilisez le plus récent.

La suppression est définitive et il n'existe pas de corbeille. Pour l'avenir, préférez archiver une cliente que vous ne suivez plus : sa fiche et son historique sont conservés, simplement masqués des listes.

Tout se passe dans Paramètres › Identité : nom commercial, prénom affiché et logo. Vos modifications se répercutent dans l'app, sur les cartes cadeaux et au bas de vos emails.